Si es como la mayoría de los gerentes que conocemos, probablemente se sienta como cosas constantemente llega a usted: correos electrónicos, reuniones, materiales para revisar, personas que ingresan a su oficina (o bandeja de entrada) con preguntas. Este sentimiento de agobio es muy común y se exacerba cuando el mundo está en llamas.
Si bien gran parte del agotamiento y el exceso de trabajo que vemos en nuestros sectores está más allá del control de cualquier persona individual (y fuera del alcance de este artículo, ¡lo siento!), do tenga control sobre cómo administramos nuestro tiempo y sistemas para que podamos lograr excelentes resultados, evitar el caos innecesario y minimizar la fatiga. Y como gerentes, tenemos influencia sobre cómo apoyamos a nuestro personal y contribuimos a una cultura de sustentabilidad.
Este artículo cubre prácticas personales que pueden ayudarlo a usted y a su equipo a realizar su trabajo más importante de manera sostenible. Este consejo se basa en lo que hemos visto funcionar con muchos de nuestros clientes, pero no existe un enfoque único para todos ni una herramienta mágica y universal para mantener su vida laboral organizada (sin importar cuánto jure por su favorito). aplicación de flujo de trabajo o lista de tareas!).
Mientras lee este artículo, tenga en cuenta dos conceptos básicos para una gestión equitativa:
- Preferencias, tradiciones y requisitos. Establecer sistemas que lo apoyen para lograr lo que se propuso hacer es el requisito. Cómo lo que hagas debería depender de ti. Al mismo tiempo, reconozca que nuestras preferencias y tradiciones no existen en el vacío: están moldeadas y, a menudo, reforzadas por la cultura y la experiencia. Cuando nuestras preferencias o tradiciones chocan con la cultura dominante (en nuestras organizaciones o en la sociedad en general), esto puede generar tensión o marginación. Por otro lado, cuando tenemos poder posicional o cultural, nuestras preferencias y tradiciones pueden convertirse en el requisito predeterminado para aquellos a quienes administramos. Tenga esto en cuenta al pensar en cómo administrar su propio tiempo y sistemas y ayudar a su personal a administrar los suyos.
- Puntos de elección. La forma en que asigna su tiempo, energía y recursos es un punto de elección, especialmente si está administrando o trabajando a través de líneas de diferencia y poder. Muchos de nuestros consejos alientan a los gerentes a discernir lo que es realmente importante y descartar lo que no lo es. A medida que ordena su calendario y la bandeja de entrada de su correo electrónico, renegocia las reuniones, vuelve a priorizar y establece límites, verifica las implicaciones de equidad y los patrones problemáticos. La bandeja de entrada cero no vale la pena si llegaste allí ignorando todos los correos electrónicos de tu personal más joven.
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Gestión de prioridades
1. Elige tus rocas grandes.
Un marco de priorización popularizado por el autor Stephen Covey, "grandes rocas" son las cosas que debe lograr para impulsar su trabajo. Piense en qué partes de su trabajo crean el mayor impacto y considere su ventaja comparativa. Además, considere Matriz de urgencia versus importancia de Eisenhower y centrarse en la importancia y el impacto sobre el volumen o la urgencia. Recomendamos identificar de 1 a 3 rocas grandes para cada semana y día. Coloque sus piedras grandes en algún lugar (en un post-it, en su calendario o en su documento de entrada) puede verlos y animar a su personal a hacer lo mismo.
2. Distinguir entre estrella dorada y lo suficientemente bueno.
Tener claro el grado de excelencia que espera le ayuda a utilizar su tiempo sabiamente. Decida qué debe cumplir con un estándar de estrella dorada (su trabajo más sólido o mejores esfuerzos) y qué puede ser lo suficientemente bueno (trabajo sólido que alcanza los elementos imprescindibles sin ir más allá). Usar el lenguaje de la estrella dorada frente a lo suficientemente bueno puede ayudar a su equipo a alejarse del perfeccionismo y acercarse a la estrategia y la sostenibilidad.
3. Deja ir.
Cada tarea es un compromiso de su tiempo y energía. Cuanto menos empiece, menos tendrá que gestionar y organizar. Para los gerentes, esto significa que necesita:
- Delega más y asegúrate de que su personal realmente es dueño de su trabajo. Asegúrese de haber transferido suficiente responsabilidad real a los miembros del personal para que puedan tomar decisiones y hacer avanzar el trabajo por su cuenta. Donde realmente necesite involucrarse, alinee los procesos para que su personal haga propuestas, comparta actualizaciones u obtenga su aprobación.
- Asegúrese de que sus informes directos se centren en lo más importante. Ayúdelos a evaluar su contexto y capacidad y renegociar o dejar de lado las cosas que son relativamente menos importantes. Adquiera el hábito de dejarse llevar preguntándose a sí mismo y a su personal: "¿Qué podemos ajustar, pausar o cancelar para hacer espacio para lo que es más importante?"
Administrar el correo electrónico
1. Revisar el correo electrónico en períodos definidos.
Minimice la sobrecarga de correo electrónico al limitar su capacidad de interrumpirlo. Desactive sus notificaciones y reserve bloques de trabajo para revisar el correo electrónico (idealmente, coloque esos bloques de trabajo en su calendario y/o comuníquese con su equipo al respecto).
2. Utilice el método "4D" de gestión de correo electrónico.
- Borrar spam y correos electrónicos promocionales no solicitados inmediatamente.
- Do tareas si le llevarán menos de dos minutos.
- Delega tareas para un uso óptimo de los recursos. tareas mediante el reenvío de correos electrónicos a las personas pertinentes.
- Y finalmente, si no puede hacer nada de lo anterior, aplazar (pero designe una hora y un lugar para volver a visitarlo).
3. Levante el teléfono.
Desaliente a las personas de usar el correo electrónico para resolver problemas complejos que requerirán muchas idas y venidas. No sea tímido al decir: "¿Podemos saltar al teléfono para resolver esto rápidamente?" Pídale a su equipo que estructure los correos electrónicos para que sean fáciles de responder siguiendo nuestros consejos sobre cómo enviar correos electrónicos de un minuto.
Administrar calendarios
Considere lo que es importante que realice un seguimiento (p. ej., fechas límite, prioridades, tiempo libre, etc.) y lo que necesita comunicar a sus colegas sobre sus prioridades, fechas límite y límites (si es una práctica organizacional compartir calendarios).
1. Utilice bloques de trabajo.
También llamado "bloqueo de tiempo", esto significa centrarse en una sola prioridad dentro de un marco de tiempo establecido. Averigüe en qué momentos tiene más concentración y energía y manténgalos sagrados para que su mejor pensamiento pueda aplicarse a su trabajo más importante. Dedique al menos 45 minutos a una tarea u objetivo y minimice todas las distracciones durante ese tiempo (apague su correo electrónico, silencie su teléfono y cierre el exceso de pestañas del navegador). Anime a su personal a establecer bloques de trabajo y asegúrese de respetarlos al no programar más de ellos.
2. Agregue espacio para respirar.
Su calendario no es solo para programar reuniones y realizar un seguimiento de los plazos. También es una herramienta para mantener el equilibrio. Programe tiempo libre, establezca horarios de trabajo, programe su almuerzo o los horarios para pasear al perro y marque cuándo no estará disponible para las reuniones. Si es posible, incluya tiempo intermedio entre reuniones para que pueda tomar un respiro, prepararse o tomar notas de seguimiento.
3. Revisa (¡y ordena!) tu calendario.
Revise periódicamente su calendario y pregúntese: ¿Debo necesite estar en esa reunión? ¿Siguen siendo útiles mis reuniones periódicas? ¿Hay próximos plazos que no he reservado tiempo para cumplir? ¿Tengo suficientes descansos o espacio para respirar entre reuniones? Las auditorías de calendario pueden ser una actividad de autorreflexión que realiza una o dos veces al mes. También son una herramienta de administración: pruebe una auditoría de calendario en su próximo registro donde revisa la próxima semana con miras a ayudar a su miembro del personal a priorizar y ordenar.
Manejo de la sobrecarga de reuniones
1. Sea exigente.
Antes de aceptar una invitación a una reunión, primero pregúntese: "¿Esta reunión me ayuda a mí o a mi equipo a avanzar en nuestras prioridades más importantes, fortalecer las relaciones o coordinar para obtener mejores resultados?" Luego pregúntese: "¿Soy yo el que necesita estar allí?" Si la respuesta es no, dése permiso para no asistir (y explique respetuosamente por qué al organizador de la reunión). Si no se siente cómodo con salirse del circuito, puede dar su opinión con anticipación y/o revisar las notas después de la reunión. (Nota de precaución: esto no se aplica a los registros con los miembros del personal, que son una parte clave para administrar bien a las personas).
2. Tenga cuidado con las tradiciones y valores predeterminados inútiles de las reuniones.
¿Son necesarias las reuniones de una hora o puede condensar su reunión en 45 minutos? ¿Todos sus registros tienen que ser en video? ¿Puede cambiar a las llamadas telefónicas para combatir la fatiga de Zoom y tal vez incluso salir a caminar y hacer que su cuerpo se mueva (a estos los llamamos walkie-talkies!)?
3. Capture los próximos pasos y haga un seguimiento.
Las reuniones que no hacen avanzar el trabajo son una pérdida de tiempo. Ya sea en la reunión en sí o en un bloque de 30 minutos después de la reunión, tómese un tiempo para hacer un seguimiento de las tareas o enviar correos electrónicos repetidos.
Gestión de límites
Idealmente, un sistema organizativo efectivo lo ayuda a administrar y lograr sus prioridades de manera sostenible. Si su lista de tareas pendientes, su calendario o su bandeja de entrada de correo electrónico están siempre sobrecargados, ningún código de color lo ayudará a sentirse menos abrumado. Los límites son el pegamento que mantiene unidos sus sistemas.
Para los gerentes, ayudar a su personal a establecer y afirmar límites es uno de los movimientos de gestión más importantes que puede realizar para aumentar la equidad, la sostenibilidad y los resultados. Las personas de nuestros equipos con más probabilidades de extenderse demasiado y acomodar a otros son aquellas que sienten que necesitan "ganarse" su lugar, generalmente los miembros del equipo más nuevos, más jóvenes y más marginados. Si bien el establecimiento de límites es un acto individual, siempre es más fácil hacerlo en un equipo o en una cultura organizacional que lo normalice (e incluso lo celebre).
1. Comparta el por qué detrás del "no".
“Para asegurarme de que puedo cumplir con X, no puedo hacer Y en este momento”. O, "Realmente me gustaría apoyar, pero XYZ está sucediendo y necesito concentrarme en eso". Cuando dice que no a alguien con quien no trabaja de cerca o que tiene menos poder posicional que usted, compartir la razón es más que una simple cuestión de cortesía. Es posible que una tarea, reunión o solicitud no esté en la parte superior de Tu lista de prioridades, pero podría ser su gran roca. Comunicar su “no” con una justificación demuestra respeto y consideración por el tiempo y las prioridades de la otra persona.
2. Hacer propuestas.
Para las solicitudes que deben aplazarse o reprogramarse, comunique su contexto, haga una propuesta y regístrese. “Se acerca una fecha límite importante esta semana que está tomando más tiempo de lo que esperaba. Me gustaría retrasar nuestra reunión dos semanas. ¿Cómo te suena eso?"
3. Tenga cuidado con el impacto de su "no".
Cuanto más poder tenga dentro de su organización, más importante será entender cómo sus acciones impactan a los demás. Si bien alentamos a establecer límites para proteger su tiempo y energía, la realidad es que cuando el trabajo es interdependiente o colaborativo, nuestro “no” puede crear más trabajo o barreras para otros (a menudo, aquellos con menos poder que nosotros). La forma en que asigna su tiempo y recursos es un punto de elección, así que busque patrones en a quién le dice que no (o para quién hace excepciones).
El Management Center es una organización 501c3 que ayuda a los líderes que trabajan por el cambio social a construir organizaciones equitativas, sostenibles y orientadas a resultados a través de capacitaciones, coaching y recursos y herramientas en línea.