En tiempos de incertidumbre, la planificación de escenarios puede ayudar a las organizaciones impulsadas por una misión a mantenerse firmes en su visión y valores mientras planifican el futuro. La planificación de escenarios es un proceso estratégico para gestionar lo desconocido y así poder prepararse para una variedad de posibilidades. Le ayuda a desarrollar una respuesta estratégica ante un riesgo conocido que podría afectar a su organización. A medida que el futuro se desarrolla, puede estar lo más preparado posible y actuar con decisión.
No podemos predecir el futuro, pero podemos pensar en posibilidades. Y ese proceso de pensar en posibilidades Nos ayuda a plantear preguntas, actuar con intención y tomar decisiones reflexivas.
Si bien la planificación de escenarios puede resultar desalentadora, No tiene por qué ser demasiado complicado. Si alguna vez has empacado algo para un viaje “por si acaso”, has realizado una versión muy simple de planificación de escenarios.
Después de leer esta guía, utilice nuestra Herramienta de planificación de escenarios de 5 pasos construir escenarios y delinear planes de acción.
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Cuándo planificar escenarios
Si te encuentras lidiando con (y perdiendo el sueño por) un montón de preguntas del tipo "¿qué pasaría si...?", probablemente sea momento de planificar escenarios.
Preguntas como:
- ¿Qué pasa si no recaudamos suficiente dinero para el próximo año?
- ¿Qué pasa si mi equipo pierde personal?
- ¿Qué pasa si los tribunales o los votantes deciden X?
- ¿Qué pasa si no conseguimos suficientes voluntarios para Y?
La planificación de escenarios es el “entonces” de tu “qué pasaría si…”.
Cómo planificar escenarios: 5 pasos
Su objetivo es estar lo más preparado posible para una variedad de circunstancias. Para ello, se crean historias sobre un futuro plausible para planificar las respuestas. Los pasos a continuación te ayudarán a convertir las preguntas en historias, identificar impactos o consideraciones, y a pensar en las acciones que podrías tomar si tu historia se hace realidad.
1. Nombra lo desconocido.
Por lo general, la planificación de escenarios es necesaria cuando se tiene: una gran incógnita que podría tener impactos significativos en las finanzas, los programas y/o el personal de su organización. Por ejemplo, "¿Perderemos una cantidad significativa de fondos este año?". Otras incógnitas comunes incluyen los resultados electorales, las decisiones judiciales o los cambios legislativos.
Para simplificar, recomendamos comenzar con lo desconocido más importante.
2. Identifica 2 o 3 escenarios (“¿Qué pasaría si…”)
Una vez que hayas identificado tu incógnita más importante, enumera dos o tres posibles consecuencias en un horizonte de 6 a 12 meses. Estos son el comienzo de tus historias. Para comenzar, intenta nombrar uno optimista, uno pesimista y uno intermedio completando la oración: "¿Qué pasaría si…?".
Si la financiación es el área de incertidumbre, podrían presentarse los siguientes escenarios:
- ¿Qué pasa si conseguimos el? misma cantidad como el año pasado
- ¿Qué pasa si vemos un? ligera caída de $X o X%
- ¿Qué pasa si vemos un? Caída significativa mayor que $Y o Y%
3. Nombra los impactos potenciales
Una vez que hayas identificado historias plausibles ("qué pasaría si"), nombra algunas de ellas. impactos que desea abordar, prevenir o aprovecharConsidere los impactos programáticos, financieros y humanos.
En el escenario en el que se observa una ligera caída en la financiación, se podría decir: perder $XX en financiación no afectaría significativamente nuestra programación ni a nuestra gente durante los próximos 6 a 12 meses, pero sería necesario recurrir a nuestras reservas para compensar un déficit de $YY.
4. Define tu enfoque general y posibles acciones
Con sus impactos potenciales en la mano, es hora de Explora al menos uno de tus escenarios. Comience con sólo uno, ya sea el más probable o el más pesimista.
Pregúntese a sí mismo y a quienes consulte, “Si X se hiciera realidad ¿qué haríamos?”
Comience con una declaración sencilla que capture Su estrategia y enfoque general. Por ejemplo, usted podría decir: “Si vemos una ligera caída en la financiación, nos centraremos en cultivar nuevos donantes importantes y pequeñas fundaciones, al tiempo que identificamos ahorros en gastos no relacionados con el personal”.
Luego, superficie acciones que se alinean con este enfoqueNo necesitan ser perfectos ni estar escritos en piedra: el propósito de este paso es generar ideas que perfeccionarás más adelante.
Considerar:
- Próximos pasos inmediatos. Si se encuentra en esta situación, ¿cuáles serían los 1-3 pasos inmediatos que tomaría? Por ejemplo, "solicitar un análisis de costos y ahorros para finalizar el contrato de arrendamiento de nuestra oficina" o "hablar con nuestra base para conocer sus necesidades más urgentes". Asignar propietarios y plazos.
- Movimientos “sin arrepentimientos”. ¿Hay alguna medida que pueda tomar ahora mismo (¡o pronto!) para prepararse para un mayor éxito, independientemente del escenario? Por ejemplo, revisar su balance con su equipo directivo o programar llamadas con los principales donantes para seguir fortaleciendo las relaciones beneficiaría a su organización, independientemente de su resultado de financiación.
En un escenario de financiación pesimista, algunas posibles acciones podrían ser:
- Reducir los salarios del equipo directivo en un 10%
- Reducir el tamaño de nuestro espacio de oficina cuando finalice el contrato de arrendamiento
- Congelar todas las contrataciones
Mas consejos
- Considerar puntos de elección. Al pensar en acciones, busque oportunidades para promover la equidad y la inclusión, mitigar los sesgos y evitar consecuencias no deseadas.
- No se limite a ser reactivo: sea creativo. Considere acciones que podrían parecer irreales, improbables o incluso ridículas. Por ejemplo, en un escenario de financiación pesimista, podría lanzar una campaña de capital o incluso explorar una fusión con otra organización.
- Descubre los aspectos positivos. La planificación de escenarios no se trata solo de mitigar riesgos, sino también de encontrar nuevas oportunidades. Considere acciones que puedan impulsar su misión y profundizar su impacto.
5. Averigua cuándo activarlo
Una vez completados los pasos 1 a 4 para cada escenario, tendrás un plan de escenario sencillo. El paso final es determinar cuándo retirarás tu plan del inventario y lo pondrás en práctica.
- Indicadores. Asigna a un responsable para que lleve un registro e informe periódicamente a quienes toman las decisiones. Un indicador podría ser: "porcentaje de donantes importantes que se han comprometido a renovar para el próximo año" o "$XX en nuevos fondos comprometidos". Pregúntate: ¿Qué señales te indican si estás en el escenario A o en el C? ¿Qué noticias, datos o información necesitas seguir?
- Puntos de decisión. Con base en sus indicadores, identifique los factores que impulsan la toma de decisiones. Por ejemplo, "Si más del 50 % de los donantes principales siguen sin comprometerse para junio, proceder con la finalización del contrato de arrendamiento y la cancelación de las campañas".
Recopile información y comunique su plan
Hay algunas cosas que no deberías hacer completamente solo; la planificación de escenarios es una de ellas. Para cualquier plan, tendrás que decidir Lo que compartirás y con quién, junto con cómo y when. También es necesario determinar a quién incorporar en las diferentes etapas del proceso para obtener ideas y aportes.
Recopilación de aportaciones
No hay forma de planificar con éxito el futuro de su equipo u organización sin escuchar las perspectivas de los demás. Cuanto más alto sea el riesgo, más importante será recopilar información.
Para cada paso del proceso (¡incluido este!), tenga en cuenta estas preguntas:
- ¿De quién debería obtener información? ¿Quién en mi equipo?
- Tiene más conocimientos o experiencia directa
- Podría no estar de acuerdo conmigo
- Podría ayudar a probar mis suposiciones.
- Podría detectar implicaciones de capital que podría pasar por alto
- Cuando le pido a ___ su opinión, ¿qué modo de toma de decisiones ¿debería estar dentro?
- ¿Cuál es la mejor manera de recopilar información sobre esto? (Algunas opciones incluyen una conversación individual, una encuesta, una reunión de equipo o un retiro de medio día).
Consejos para comunicarse
- Decida su “grado de divulgación”. No todos necesitan todos los detalles. Considere estas opciones:
- Nivel 1: Todo el mundo conoce los conceptos básicos de los escenarios, pero sólo unos pocos tienen acceso a planes de acción detallados.
- Nivel 2: Se consulta al personal sobre los escenarios (mediante encuestas, reuniones de equipo u otros mecanismos) y este aporta ideas sobre los planes de acción. Por ejemplo, se solicita a cada líder de departamento que se reúna con sus equipos para analizar a fondo los aspectos programáticos de los escenarios y aportar ideas.
- Nivel 3: Transparencia total. Todos ven el plan completo.
- Mantenga a su junta o grupo asesor informado. Busque proactivamente la ayuda de la junta directiva o de un asesor para poner a prueba su pensamiento y elaborar estrategias (por ejemplo, estableciendo alianzas, buscando nuevas fuentes de financiación, etc.). Forjar relaciones y conseguir la aceptación es aún más crucial al enfrentarse a decisiones de gran importancia.
- Comparta su enfoque general antes de entrar en detalles. Antes de entrar en los detalles de sus planes, comparta los principios o valores que guiaron su planificación.
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