Como líder en cambio social, educación o gobernanza, necesita sólidas habilidades de priorización para identificar qué realmente merece su "sí". En otras palabras: necesita saber Cómo priorizar el trabajo. La priorización te ayuda… y requiere discernimiento, confianza y aportes.
Esta guía incluye pasos prácticos para ayudarte a identificar prioridades, evaluar su importancia y crear una lista de tareas con la que te sientas seguro. Con tus prioridades en el centro y tus objetivos en mente, tú y tu equipo pueden trabajar de manera más eficaz y sostenible.
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Paso 1: Definir una estrella del norte
Conectándose con su propósito te ayudará a tener claras tus prioridades. Un propósito claro, ya sea tu misión o tus objetivos de este año, ilumina tu... trabajo de mayor impacto, especialmente cuando las cosas no salen según lo planeado.
Antes de adentrarse en tareas específicas, piense en su propósito más amplio, su Estrella del Norte.. Pregúntate a ti mismo:
- ¿Hacia dónde estoy corriendo?
- ¿De qué me sentiría orgulloso de lograr en este puesto?
- ¿Por qué hago este trabajo?
Paso 2: Identificar las rocas grandes
¿Qué son las rocas grandes?
Las rocas grandes son las cosas más importantes que necesitas hacer, las tareas o proyectos con el mayor impacto. Ellos son prioridades estratégicas Que representan un progreso real y determinan si tu día, mes o año es exitoso. Al lograrlos, impulsan el trabajo (o dan pie a una celebración).
Imagina que tienes un frasco, unas cuantas piedras grandes y un montón de piedritas. Si empiezas a llenar el frasco con piedritas, al llegar a las piedras más grandes, estas estarán en un equilibrio precario cerca del borde... o simplemente no encajarán.
Pero si Coloque primero las piedras más grandes en el frasco, No sólo caben todos, sino que además hay espacio para que las pequeñas piedras rellenen las grietas.
Este frasco representa tu valioso y limitado tiempo y energía. Las piedras y guijarros son los proyectos y tareas que tienes pendientes. Las rocas grandes representan tus prioridades de mayor impacto, mientras que todo lo demás es proporcionalmente menos importante o urgente.
Puede ser tentador comenzar con tareas pequeñas y fáciles de abordar, porque es más fácil empezar y sienta bien ir tachando cosas de una lista. Pero, ¿alguna vez has llegado al final del día y te has dado cuenta de que (una vez más) no has avanzado en ese proyecto importante que se avecina? Cuando eso sucede, primero estás poniendo piedritas en el frasco. Elige primero las piedras grandes para... avanzarLa mayoría de las veces, las piedras todavía encajan. (Ver el paso 3 si no lo hacen).
Hay que reconocer a Stephen Covey la popularización del marco de priorización de las “grandes rocas”.
Cómo identificar rocas grandes para tu lista de tareas pendientes
Tus grandes rocas deberían completar esta afirmación: “Incluso si no hago nada más [en X período de tiempo], tendré éxito si ______”.
La escala de tus rocas grandes dependerá de la periodo de tiempo. Por ejemplo, su gran objetivo anual podría ser un objetivo anual, mientras que su gran objetivo trimestral podría ser una campaña o un paso específico que cumple con ese objetivo anual, y sus grandes objetivos diarios o semanales podrían ser tareas individuales asociadas con la campaña o el proyecto.
Debes identificar y priorizar las rocas grandes en cada nivel de tu trabajo—¡Como una muñeca rusa de prioridades! Para tu todos los días or una vez por semana lista de quehaceres, Es probable que tus rocas grandes caigan en estos categorías:
- Tareas asociadas a proyectos importantes. Estos son los proyectos que, una vez completados, representan tus mayores logros. Suelen estar relacionados con tus objetivos o figuran como responsabilidades clave en la descripción de tu puesto. Estos proyectos suelen implicar numerosas tareas que se extienden a lo largo de días, semanas o meses.
- Sistemas de construcción o refinación. Se trata de tareas que construyen o mantienen los procesos que son crítico para respaldar o agilizar el resto de su trabajo (por ejemplo, aprender un nuevo software, solucionar problemas del sitio web, automatizar la recopilación de datos, etc.).
- Para gerentes: tareas asociadas con la gestión, el establecimiento de objetivos y la planificación. Algunos ejemplos son: preparándose para las evaluaciones, establecer objetivos anuales, dar retroalimentación o elaborar un presupuesto.
Una vez que identifiques tus grandes obstáculos, colócalos al principio de tu lista de tareas pendientes y coloca las demás tareas en una sección aparte. Si otras tareas importantes tienen una fecha límite urgente, podrían llegar a ser consideradas un gran obstáculo solo por un día.
Si le resulta difícil arrancar una piedra grande, intente romperla en pedazos. pasos más pequeños y factibles en tu lista de cosas por hacer. Tareas más pequeñas, como programar un bloque de trabajo o iniciar un documento, pueden generar el impulso necesario para seguir adelante. Usa nuestro Plantilla de lista diaria para comenzar.
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¿Qué pasa con otras tareas importantes?
Las rocas grandes no son tuyas only prioridades. Hay otras importante tareas, tales como:
- Varios (¡incluidas las cosas que le debes a otras personas!). Ya sea completar planillas de horas, revisar el borrador de la propuesta de alguien o prepararse para una evaluación de desempeño, estas tareas pueden no ser directamente críticas para la misión, pero es necesario realizarlas.
- Cuidado personal y sostenibilidad. Puede que tengas grandes problemas no relacionados con el trabajo, porque, seamos sinceros, las tareas personales importantes (como buscar un profesional de la salud mental o reservar un viaje para visitar a la familia) pueden afectar todos los aspectos de tu vida. Incluso las que parecen pequeñas en el momento, como programar una pausa para comer todos los días, pueden tener un gran impacto en tu vida personal. sostenibilidad.
Paso 3: Evaluar la urgencia y la importancia
¿Tiene problemas con una sobrecarga de prioridades? Si todo se siente Como una gran roca, usa el Matriz Eisenhower para identificar tu Las tareas más importantes.
Usando la Matriz de Eisenhower con su equipo
La Matriz de Eisenhower divide las tareas en cuatro cuadrantes, según su urgencia e importancia.
- Hacer un inventario de sus tareas, proyectos y compromisos actuales.
- Reflexione sobre si una tarea es urgentes:
- ¿Requiere su atención inmediata?
- ¿Habrá una consecuencia clara y urgente si no le damos prioridad ahora?
- Si lo evitas, ¿se convertirá en una bola de nieve y creará más estrés más adelante?
- Reflexione sobre si una tarea es significativo:
- ¿Es una de las grandes rocas que identificaste en el paso 2?
- ¿Hacerlo te ayudará a avanzar en tu trabajo más importante?
- ¿Está completamente dentro de tus objetivos?
- Rellenar los cuadrantes para determinar qué hacer, programar, delegar, hacerlo en modo “suficientemente bueno” o abandonar.
Buscando ayuda con repriorizando ¿Cuándo cambian tu capacidad o tus circunstancias? Cómo reordenar las prioridades en el trabajo complementa este artículo.
La matriz de Eisenhower
| Urgente | No urgente | |
|---|---|---|
| Importante: | Urgente e importante Do estos primeros. Póntelos en tu TO-DO LIST como grandes rocas. | Importante y no urgente Programa Es hora de trabajar en esto y establecer plazos claros. Prioridades como crear un plan de evacuación del edificio, implementar practicas de sustentabilidad, o cultivar relaciones comunitarias requieren atención antes de que se vuelvan urgentes, o incluso demasiado tarde. |
| No importante | Urgente y no importante Delegar o hacer en modo “suficientemente bueno”. Se trata de tareas que requieren un tiempo determinado, pero que quizá no contribuyan directamente a sus objetivos, no estén dentro de sus responsabilidades principales o no tengan el mayor impacto. | No urgente y no importante Necesario Ponlo al final de tu lista de tareas pendientes o elimínalo por completo. |
Gerentes: Tienes mayor visibilidad sobre los objetivos, la capacidad y las prioridades de tu equipo que las personas a tu cargo. También tienes más poder para aligerar la carga de trabajo para que tu personal pueda concentrarse en su trabajo de mayor impacto.
Cuando eres tú quien delega tu trabajo "Urgente, No Importante" al personal, Tenga en cuenta lo que ya está en su lista, preguntar sobre su capacidad actual y comunicar cómo la nueva tarea debería encajar en las prioridades existentes. Utilice reuniónes XNUMX:XNUMX o check-ins regulares para revisar lo que tienen entre manos y sugerir tareas que pueden delegar, hacer con criterio o descartar. Y, hacer un verificación de sesgo para asegurarse de ofrecer apoyo equitativo en todo el equipo.
Los miembros del personal: Si no hay suficiente espacio en su frasco, consulte a su gerente. Durante reuniónes XNUMX:XNUMX o check-ins regulares, pedirles ayuda Piensa en lo que puedes delegar o dejar. Apóyate en tu esfera de control y hacer propuestas sobre cómo completar una tarea en modo “suficientemente bueno”, negociar plazos u obtener apoyo de otros miembros del equipo.
Paso 4: Planifique lo inesperado
La priorización es un proceso dinámicoA medida que su contexto cambia, sus prioridades podrían tener que cambiar. Manténgase resiliente y adaptable construyendo amortiguadores:
- Incorpore espacios abiertos en sus planes de proyecto para cambios inesperados. Usa ese tiempo para volver a priorizar y comunicar los cambios a su gerente o equipo.
- Mantenga una lista de tareas pendientes, tareas que ahora no son urgentes pero que podrían convertirse en grandes problemas más adelante.
- Reevaluar periódicamenteAprovecha el inicio de un nuevo trimestre o ciclo de planificación organizacional para revisar las prioridades. Alinea regularmente los puntos clave durante las reuniones de control o retrocesos de objetivos.
La priorización es una práctica, no una solución única
La priorización debe ser una práctica continua en la que evalúes, ajustes y te alinees con tus objetivos más importantes. evaluar su carga de trabajo, puedes asegurarte de dedicar tu tiempo y energía limitados a ¿Qué impulsa el impacto?, no sólo en qué se siente urgente. Marcos como rocas grandes y Matriz Eisenhower Puede ayudarle a concentrarse.
Más importante, Deja ir el perfeccionismo y recuerda que el éxito no se trata de hacer todo a la vez; Se trata de hacer bien las cosas correctas.
Para mantener sus prioridades en orden:
- Fundamentado en el propósito para que sepas qué tendrá el mayor impacto.
- Concéntrate en tus grandes rocas, En lugar de intentar hacerlo todo.
- Evaluar la urgencia y la importancia para ajustar su carga de trabajo.
- Haga de la priorización un hábito—no sólo una reacción a sentirse abrumado.
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