Estas son algunas de las preguntas más comunes que escuchamos sobre MOCHA. Antes de sumergirse, obtenga más información sobre Aclaración de responsabilidades con MOCHA.
MOCHA requiere práctica y estamos aquí para ayudar. Obtenga la confianza, las estrategias y la experiencia práctica que necesita para obtener resultados y liderar proyectos con impacto al inscribirse en nuestro Gestionar proyectos exitosos paquete de capacitación. Ya sea que seas un gerente or personal de Donación Anual ¡Obtenga soporte en tiempo real utilizando MOCHA y otras herramientas de gestión de proyectos hoy mismo!
Preguntas frecuentes sobre los roles de MOCHA
- ¿Cuál es la relación entre gerente y propietario?
- ¿Cuál es la diferencia entre ayudante y consultado?
- ¿Cuántas consultas son demasiadas?
- ¿Puedo asignar más de un propietario?
- ¿Debería usar MOCHA si solo somos mi gerente y yo?
- Como gerente, planeo opinar y ayudar. ¿Debería estar en el MOCHA como consultado, ayudante, y ¿gerente?
- ¿Puede haber varios aprobadores?
- Te he oído hablar de un MOCHA en cascada. ¿Tienes un ejemplo?
Preguntas frecuentes sobre la implementación de MOCHA
- ¿En qué se diferencia MOCHA de las expectativas del rol o las responsabilidades laborales?
- Tenemos un MOCA. Ahora bien, ¿cómo tomamos decisiones?
- ¿Cómo podemos usar MOCHA en un entorno altamente colaborativo o basado en el consenso?
- MOCHA parece jerárquico. ¿Los líderes sénior siempre deben ser aprobadores o gerentes?
- ¿Qué pasa con las personas a las que solo necesito informar sin consultar?
Preguntas frecuentes sobre los roles de MOCHA
¿Cuál es la relación entre gerente y propietario?
Los propietarios de proyectos prosperan y crecen cuando tienen la responsabilidad real del éxito del proyecto, y el papel del gerente es apoyarlos. Esto significa confiar en los propietarios para que se apropien completamente del trabajo y prepararlos para el éxito.
Por lo general, el gerente y el propietario de un proyecto deben ser personas diferentes, ya que el rol del gerente es servir como entrenador. En la mayoría de los otros casos:
- El propietario coordina a las personas y la logística para hacer avanzar un proyecto. Es posible que no tomen todas las decisiones, pero detectarán los puntos de decisión que surjan e involucrarán a otros de manera adecuada. Tienen la responsabilidad general del éxito y se aseguran de que cada persona sepa lo que se espera y cómo participar (ya sea un M, H, C o A). Se las arreglan hacia arriba y hacia los lados en el proceso.
- El trabajo del gerente es transferir intencionalmente el peso de la responsabilidad al propietario y preparar a esa persona para el éxito. Esto significa brindar apoyo y recursos, hacer preguntas de sondeo, dar retroalimentación y solo intervenir cuando existe un riesgo real de que el proyecto se desvíe. Dependiendo del proyecto, pueden o no ser el supervisor del propietario. El gerente también ayuda al propietario a tener claras las ventajas comparativas que hacen que cada ayudante, consultor o aprobador sea una buena opción para su rol en el proyecto.
Utilice nuestra Hoja de trabajo de delegación y Alinearse para averiguar qué información y recursos necesita compartir. Ver también, Decidir qué delegar con ventaja comparativa.
¿Cuál es la diferencia entre ayudante y consultado?
Los ayudantes hacen trabajos concretos. Son mini-propietarios en su parte de un proyecto. Los consultados ofrecen opiniones y consejos en momentos críticos del proyecto o necesitan mantenerse informados. A menudo es útil usar paréntesis después de los nombres para aclarar el tipo de ayuda o información que se le pedirá a la persona. Por ejemplo: puede aclarar Ayudante: Jamie (divulgación) y Consultado: J'Nae (lugares de eventos). Luego haga un seguimiento con su equipo para decir: “Yo (el propietario) finalizaré los detalles después de que J'Nae tenga la oportunidad de opinar sobre los pros y los contras de los posibles lugares para el evento. A partir de ahí, Jamie liderará el alcance que incluye X, Y y Z”.
¿Cuántas consultas son demasiadas?
A menudo, un deseo bien intencionado de hacer que todos se sientan incluidos lleva a que demasiadas personas se involucren en un proyecto. ¡Piense en los correos electrónicos que ha recibido con otras 20 personas copiadas! Esto puede consumir tiempo y recursos. Comience por preguntar: ¿quién está mejor posicionado para ayudarnos a obtener los resultados que queremos? ¿Quién se ve más afectado y, por lo tanto, necesita ser consultado o informado? Sea estratégico y preciso sobre a quién está consultando y qué nivel de información está solicitando. A partir de ahí, considere otras formas de mantener informado, inspirado y entusiasmado con un proyecto a un grupo más amplio de personas. Para más, ver "¿Qué pasa con las personas a las que solo necesito informar sin consultar?"
¿Puedo asignar más de un propietario?
Resista la tentación de poner a más de un propietario en un proyecto al mismo tiempo. Puede pensar que duplicar o triplicar la cantidad de personas que buscan el éxito general de un proyecto aumentaría sus posibilidades de éxito, pero, en la mayoría de los casos, la responsabilidad general se diluye a menos que haya una clara delimitación de roles y un propietario claro. En cambio:
- Decida qué persona está mejor posicionada para hacerse cargo del trabajo (planificar, coordinar a otros, mantener las bolas en movimiento, etc.) y aclarar cómo los demás contribuirán como consultores, ayudantes o aprobadores en partes concretas del proyecto.
- Use un MOCHA en cascada para reconocer a los ayudantes que son "dueños" de grandes flujos de trabajo. Divide las responsabilidades de tu proyecto en subcategorías. Asigne a una persona para que dirija el proyecto general y luego identifique qué ayudantes poseen una parte significativa o discreta del trabajo que justifique su propio MOCHA. (Ver Aclaración de responsabilidades con MOCHA para una muestra).
- Para proyectos más grandes, o siempre que haya una clara transferencia de propiedad de una fase a la siguiente, cree un MOCHA para cada fase. Aclare un propietario para la fase 1 y otro propietario para la fase 2 del proyecto. Dependiendo de su proyecto, el propietario de la fase 1 puede permanecer en la mezcla como gerente, consultado o aprobador para la fase 2, o puede pasar la batuta por completo. Cuando haya un relevo claro, considere tener al menos un gerente o aprobador consistente en la combinación para mantener el panorama general en todas las fases.
¿Debería usar MOCHA si solo somos mi gerente y yo?
MOCHA es una herramienta para obtener claridad de roles en un proyecto con 3 o más personas. Tener claro los roles de propietario y gerente es importante para cualquier proyecto, pero no tiene que sacar un gráfico MOCHA para eso. Solo habla de eso.
Como gerente, planeo opinar y ayudar. ¿Debería estar en el MOCHA como consultado, ayudante, y ¿gerente?
Si se está manejando bien, no debería necesitar aparecer como consultado. Parte de delegar es asegurarse de compartir cualquier contexto de fondo, opiniones y recursos que tenga con el propietario como parte de su preparación para el éxito. Como gerente, consultará, detectará, dará retroalimentación y hará preguntas a lo largo del proyecto. A la hora de ayudar, dependerá del proyecto. Es posible que se le asigne una función de ayudante cuando la tarea es concreta y está fuera del alcance de la función de gerente (por ejemplo, confirmar un orador para un evento o ser asignado para reservar el servicio de catering).
Los gerentes deben be Tenga cuidado de no saltar y tomar el control. un proyecto cuando algo no va bien (a menos que se trate de una situación de alto riesgo, en cuyo caso el gerente que tiene que intervenir debe provocar una reflexión posterior sobre por qué fue necesario). Por ejemplo, si un gerente ve que una carta de recaudación de fondos no está funcionando bien, no debe hacerse cargo reescribiéndola. Más bien, deben hablar con el propietario sobre los elementos que deben cambiarse y el propietario debe volver a escribir.
¿Puede haber varios aprobadores?
Sí. Cuando sea posible, sea claro sobre lo que cada aprobador está aprobando. Una persona puede estar aprobando el presupuesto mientras otra aprueba la programación.
Si se encuentra con una larga lista de aprobadores, pregúntese quién realmente necesita estar en esa lista. A menudo se dará cuenta de que algunas de esas personas deben ser consultadas, pero no es necesario que sean aprobadores. Si su organización está estructurada de tal manera que son inevitables múltiples aprobadores, reconózcalo y planifique en torno a ello. Elabore un plan sobre cómo se alinearán y resolverán las diferencias de opinión, de modo que el propietario no tenga que ir de un lado a otro para resolver las diferencias. Aclare el proceso de toma de decisiones de su equipo, que es independiente de su MOCHA.
Te he oído hablar de un MOCHA en cascada. ¿Tienes un ejemplo?
Un MOCHA en cascada es como un mini-MOCHA. Cuando un ayudante necesita que otras personas realicen un trabajo, se convierte en propietario en este segundo nivel. Aquí hay un ejemplo de un gráfico típico de MOCHA con la contribución de cada persona aclarada entre paréntesis. En un MOCHA en cascada, un ayudante del nivel 1 (en este caso, Alex) se convierte en el propietario de un segundo flujo de trabajo. Poseen todo lo relacionado con la música para el evento con su propio grupo de personas para consultar y ayudar. En este caso, el propietario del evento general (Jayden) se convierte en el administrador y aprobador que apoya a Alex. Puede adaptar esto a su propio contexto según sea necesario.
Nivel 1: MOCHA para la Noche de Regreso a la Escuela
| Manager | Propietario | consultado | Ayudante(s) | Aprobador |
|---|---|---|---|---|
| Rafaela | Jayden | Shevy (logística, circunstancias especiales) Amalia (presidenta de PTA, extensión y programa) | Eric (divulgación y registro) Álex (música) Cheyenne (logística del programa) | Andie |
Nivel 2: Noche de Regreso a Clases—Presentación Musical
| Manager | Propietario | consultado | Ayudante(s) | Aprobador |
|---|---|---|---|---|
| Jayden | Alex | Shevy (circunstancias especiales) | Enrique (preparado) Anya (tecnología y equipo) | Jayden |
Preguntas frecuentes sobre la implementación de MOCHA
¿En qué se diferencia MOCHA de las expectativas del rol o las responsabilidades laborales?
MOCHA no es una descripción de trabajo o un división del trabajo para su equipo, que normalmente describe roles de trabajo más estáticos entre un grupo de personas. Si usa MOCHA regularmente para sus proyectos, el lenguaje MOCHA sin duda puede ser un componente de la división del trabajo de su equipo y sus registros ("Oye, ¿te importaría ser el dueño de eso? Te ayudaré con X e Y"). . Las herramientas se complementan entre sí, pero no recomendamos introducir MOCHA a nivel de equipo hasta que lo haya probado en proyectos. Con MOCHA, los roles podrían cambiar durante el curso de un proyecto o alguien podría ser propietario de un proyecto que se sale de la descripción normal de su trabajo.
Si nota que alguien aparece en varios MOCHA para ayudar con algo fuera de su función laboral, podría ser un área de trabajo que desee reconocer al agregarla a su expectativas de los roles, para que su labor sea reconocida.
Tenemos un MOCA. Ahora bien, ¿cómo tomamos decisiones?
El proceso de toma de decisiones de su organización informará cómo se toman las decisiones del proyecto. Tu MOCHA te ayudará a aclarar que está involucrado en qué áreas, pero no creará un proceso para la toma de decisiones. Eso es porque MOCHA no es una herramienta de toma de decisiones; es una herramienta de planificación de proyectos.
MOCHA funciona mejor cuando todos están facultados para tomar decisiones sobre su área de trabajo. El propietario se asegura de que todos sepan lo que se les pide que hagan, consulten o decidan, y luego toma algunas o todas las decisiones, ya sea individualmente o en coordinación con su gerente/aprobador. Cuando sus normas de toma de decisiones requieran consenso, puede nombrar al grupo de trabajo o la mesa de liderazgo como su aprobador siempre que tenga un proceso claro para resolver los desacuerdos para que el trabajo no se estanque. Cuando tenga una estructura de decisión jerárquica, podría considerar qué proyectos podrían ser propiedad y ser aprobados por un equipo más distribuido de líderes de personal más cercano al trabajo.
Sea cual sea el proceso de decisión de su organización, recomendamos que los propietarios aclaren modos de toma de decisiones para que todos estén en la misma página en puntos clave durante el proyecto. También puedes combinar MOCHA con Proceso justo al considerar quién desempeña qué roles.
¿Cómo podemos usar MOCHA en un entorno altamente colaborativo o basado en el consenso?
Descubrimos que MOCHA es especialmente útil en entornos altamente colaborativos donde los grupos toman decisiones a través de la discusión y el consenso. En estos casos, puede MOCHA piezas de trabajo específicas que no necesitan el consenso del grupo completo, o MOCHA los primeros pasos en un proyecto antes de que tenga que presentarse ante todo el grupo. Por ejemplo, una coalición estatal podría decidir quién es el propietario de la divulgación y las comunicaciones para un foro de políticas (comunicado de prensa, lista de medios, registro en línea, plan de redes sociales) y quién debería ayudar o ser consultado. Entonces, la coalición (o un subconjunto de la coalición) podría ser el aprobador general. El equipo de MOCHA actúa como un grupo de trabajo que impulsa el trabajo de comunicaciones, de modo que la coalición estatal pueda enfocar su tiempo de reunión en otro trabajo (por ejemplo, decisiones sobre estrategia, recomendaciones de políticas o establecimiento de metas).
MOCHA parece jerárquico. ¿Los líderes sénior siempre deben ser aprobadores o gerentes?
Su MOCHA no tiene que reflejar la forma en que el poder ya está organizado dentro de su organización. Por ejemplo, en una próxima recaudación de fondos, su ED podría ser un ayudante que realiza llamadas de confirmación a los principales donantes, su miembro más joven del personal puede ser el coordinador del evento (propietario) y un gerente intermedio que haya organizado varias galas exitosas de recaudación de fondos podría ser el mejor gerente. y aprobador de este proyecto.
Si todos sus proyectos parecen cuellos de botella con un solo aprobador o revelan disparidades en torno a quién suele ayudar o consultar sin oportunidades para una mayor propiedad, haga una pausa y reflexione. Busque un proyecto en el que pueda interrumpir los patrones agregando diferentes aprobadores y desglosando los proyectos de manera que involucre a más personas y distribuya la propiedad de manera más equitativa en su organización.
¿Qué pasa con las personas a las que solo necesito informar sin consultar?
A menudo nos preguntan sobre la diferencia entre la C de MOCHA y la I de DARCI, y es cierto que existen diferencias. Cuando hace MOCHA, puede encontrar que hay personas a las que necesita informar (antes, durante o después) de un proyecto pero no consultarlas completamente. Aquí hay dos opciones para mantener a la gente informada:
- ¡Gemelo el C! En la columna C, distinga a quién consultará versus con quién se comunicará.
- Agrega una “I” para hacer un MOCHAI. Esto deja en claro que un codirector, socio u otra parte interesada se mantendrá informado.
En cualquiera de las opciones, use el paréntesis para ser explícito sobre qué información solo debe compartirse y cuándo la compartirá.
El Management Center es una organización 501c3 que ayuda a los líderes que trabajan por el cambio social a construir organizaciones equitativas, sostenibles y orientadas a resultados a través de capacitaciones, coaching y recursos y herramientas en línea.