En un mundo que cambió para siempre por el COVID-19, sin mencionar las crisis climáticas, los cambios tecnológicos y las divisiones políticas, todos hemos desarrollado nuevas formas de enfrentar la incertidumbre. Cuando se trata de manejar las incógnitas en el trabajo, un paso concreto que cada miembro del equipo puede tomar es crear un plan de respaldo para quién asumirá las responsabilidades clave si uno o más miembros del equipo están fuera.
No es necesario que sea desalentador. Averigüe las responsabilidades más importantes que deben cubrirse, quién podría hacerlo si el propietario actual no está y qué debe hacer esa persona ahora para prepararse.
¿Listo para ir? Puede hacer un gran progreso en tan solo 60 minutos. Con más tiempo, puede volverse más sofisticado. Lea nuestros consejos a continuación y luego comience con nuestro plantilla simple.
Aquí están nuestros Sugerencias para facilitar la planificación de copias de seguridad:
1. ¡Apunta al 80 (por ciento)!
No sientas que necesitas hacerlo perfecto. Obtenga las cosas importantes ahora y mejórelas con el tiempo. Comience con funciones críticas (como hacer la nómina, comunicarse con sus miembros, administrar su equipo) y desarrolle a partir de ahí a medida que tenga más tiempo.
2. Llevar a cabo un “maratón de respaldo”
Programe una hora para que los miembros de su equipo se reúnan y elaboren un plan rápido para sus áreas de responsabilidad. (Si es un ED, puede comenzar con una reunión del equipo de liderazgo y luego hacer que cada jefe de departamento realice este ejercicio con sus equipos). En una sesión de una hora, pueden obtener un plan decente y desarrollarlo a partir de allá. (Ah, y si "back-up-a-thon" te hace pensar en eso 1999 Canción juvenil, No estás solo.)
3. Crea una carpeta para todo
Considere esto como su “necesario de emergencia” organizacional, que contiene la información esencial necesaria para que alguien la complete. Cree una carpeta de “planificación de respaldo” y coloque allí los documentos más relevantes, idealmente organizados por equipo (incluidos los inicios de sesión y los derechos de administrador para sistemas). Proteja con contraseña y establezca permisos para documentos y subcarpetas que no todo el mundo debería ver.
4. Tenga en cuenta las implicaciones de equidad
Al redactar sus planes, preste atención a quién se le pide que lleve más (o menos) de la carga. Si llega el momento, y cuando llegue, los gerentes deben trabajar con los miembros del personal que están recogiendo o cubriendo trabajo adicional para quitar prioridad a algunas de sus otras responsabilidades. (Una forma de mitigar las cargas de su personal actual es recordar comunicarse con contratistas u otras personas fuera de las organizaciones que podrían intervenir si es necesario). En el lado positivo, invertir en su personal para aprender nuevas habilidades fuera de sus áreas habituales de responsabilidades. es una excelente oportunidad de capacitación cruzada, así que preste atención a a quién le está dando esas oportunidades de crecimiento.
5. Usa video y voz
No necesita instrucciones escritas detalladas para todo. En su lugar, haga que los propietarios se graben a sí mismos realizando tareas (inicie sesión en su plataforma de videoconferencia, presione "grabar", comparta su pantalla y narre lo que están haciendo). Las buenas notas de voz antiguas también pueden funcionar, especialmente para compartir contexto que es útil para que el propietario de la copia de seguridad sepa cuándo no hay suficiente tiempo para escribir todo.
6. Haz una prueba, si es posible
Si es factible, haga que los propietarios de respaldo realicen la tarea asignada antes de que tengan que hacerse cargo. Al hacer el trabajo, detectarán preguntas y retendrán mejor las lecciones.
Sabemos que la planificación de copias de seguridad puede ser desalentadora, no solo desde el punto de vista logístico, sino porque puede ser difícil imaginar que lo peor le suceda a usted o a sus compañeros de equipo. Sin embargo, la verdad es que a menudo necesitamos planes de respaldo para la licencia parental, la licencia familiar y otras razones más allá de la pandemia, así que aproveche la oportunidad de crear planes que brinden tranquilidad a las personas (por si acaso) y cree un sentido de equipo cruzado. colaboración.
Dirigirnos a nuestro Herramienta de planificación de copias de seguridad para empezar ahora.
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