Este artículo se publicó originalmente el 13 de marzo de 2020 con el título "5 consejos para administrar de forma remota durante COVID-19".
¿Somos solo nosotros, o es más difícil de lo habitual ser gerente en estos días? (¡2020, nos haces perder el 2019!) Como muchos otros líderes, probablemente ya haya tomado algunas medidas para proteger a su personal, miembros, voluntarios y clientes de la pandemia de COVID-19.
Si usted afortunado suficiente para poder trabajar de forma remota, es posible que tenga preguntas sobre cómo manejar la transición. Administrar de forma remota por primera vez puede ser desalentador. Es aún más difícil cuando el cambio es provocado por una crisis. En este artículo, compartimos nuestros cinco mejores consejos para obtener resultados mientras cuidas a tu gente.
1. Maneje sus expectativas.
Hay toneladas de artículos flotando alrededor con recomendaciones, trucos y para obtener la máxima productividad de una configuración remota. Algunos de estos son geniales (y compartimos los más útiles que hemos encontrado). Sin embargo, lo que muchos no reconocen es que las interrupciones en la vida y el trabajo son normales en tiempos difíciles.
Aquí está la dura verdad: incluso si todos en su equipo se convierten en magos de Slack o finalmente descubren cómo usar el botón de silencio en una llamada de conferencia, no será lo de siempre.
Esta situación es una circunstancia atenuante que puede generar ansiedad, causarle dificultades a usted y/oa los miembros de su equipo y tener implicaciones reales en su trabajo y resultados. Esto no significa que no pueda hacer todo lo posible para mantener el trabajo encaminado. Significa que tendrá que tomar decisiones difíciles, pedir y extender la gracia, y reclutar a su personal como colaboradores para enfrentar los desafíos.
En resumen: cuanto más pueda hablar sobre el impacto de esta situación de manera honesta y abierta, mejor para usted y su equipo.
Prueba esto:
- Mire las metas y los planes de trabajo de su equipo para los próximos meses y considere qué se puede ajustar y qué es absolutamente necesario priorizar. Pídale a su personal su opinión. Luego, comunique los cambios en una reunión de equipo.
- En su registros uno a uno, pregunte a los miembros de su personal cómo (no si) se ven afectados por esta situación. Trabaje con ellos para reevaluar y ajustar su plan de trabajo dadas las nuevas realidades.
- Reserva un tiempo semanal (o incluso diario) en tu calendario para reflexionar, analizar y responder a la situación y apoyar a tu equipo. Date permiso para cambiar las prioridades y renegociar tu tiempo.
2. Consulte con cada miembro del personal sobre su configuración de trabajo remoto.
Hable con los miembros de su equipo individualmente para saber qué adaptaciones necesitan para hacer su mejor trabajo. Pregunte, no haga suposiciones, sobre dónde trabajará la gente (no todos pueden trabajar desde casa o tienen una casa para trabajar) o qué equipo o materiales pueden necesitar.
Prueba esto:
- Pregúntele a cada persona: “¿Tiene todo lo que necesita para ser productivo y sentirse cómodo mientras trabaja de forma remota? ¿Hay algo sobre su configuración de trabajo remoto que pueda presentar desafíos o que debamos solucionar? ¿Hay algo que pueda hacer para apoyarte?” Luego, ofrezca soluciones donde sea posible.
- Agregar retroalimentación 2×2 a sus controles semanales específicamente sobre el trabajo remoto: los comentarios deben cubrir: 1) lo que está haciendo bien y lo que podría estar haciendo mejor para ayudar a su personal a trabajar de forma remota y 2) lo que están haciendo bien y lo que podrían ser haciendo mejor para trabajar con eficacia.
3. Concéntrese en el resultado sobre las actividades.
Como gerente, su principal responsabilidad es obtener resultados con y a través de su equipo. Los gerentes remotos primerizos a veces caen en la trampa de la microgestión al concentrar demasiado tiempo y energía en monitorear las actividades de su personal, en lugar de los resultados que producen. Cuando enfatiza los resultados sobre las actividades, está demostrando que confía en su personal para administrar su propio tiempo y carga de trabajo.
Prueba esto:
- Comience un hilo diario de correo electrónico (o mensaje de Slack) con su personal para compartir sus "grandes rocas" o prioridades para el día. Informe al final del día para celebrar sus victorias (y cree planes para llegar a las prioridades que se perdió).
- Organice una reunión de equipo de 30 minutos al final de la semana para compartir los resultados de la semana.
4. Establecer y respetar los horarios de trabajo.
Establecer y respetar límites en torno al tiempo es la clave para mantener la confianza y el equilibrio mientras el trabajo continúa. Establezca normas sobre cómo usa su calendario y use el suyo como modelo. Nota: Sea flexible y no espere que las horas de trabajo de las personas sean las mismas que cuando estaban en la oficina.
Prueba esto:
- Bloquee tiempo en su calendario para indicar cuándo estará trabajando y haga que su personal haga lo mismo. Trate de tener una parte significativa (4-5 horas) de superposición entre sus horarios cada día.
- Use su calendario para mostrar los momentos durante la jornada laboral en los que estará menos receptivo (por ejemplo, si tiene una cita o estará haciendo un bloque de trabajo concentrado en el que no revisará el correo electrónico ni el chat).
5. Establecer (o revisar) prácticas de comunicación.
Si ha estado trabajando en una oficina, se ha acostumbrado a tener muchas oportunidades para conectarse con sus colegas a lo largo del día. El cambio repentino a un lugar de trabajo remoto puede resultar molesto y puede hacer que el personal y los gerentes se sientan aislados y desconectados. Evite esto estableciendo prácticas de comunicación que fomenten la conexión (formal e informal) y aclare qué canales deben usarse para qué tipo de comunicación.
Prueba esto:
- Crear orientaciones* sobre cuándo usar aplicaciones de chat/mensajería, correo electrónico y llamadas telefónicas o videollamadas. Por ejemplo, “Gchat es para preguntas rápidas y conversaciones informales; El correo electrónico es para la planificación a más largo plazo o para elementos que requieren más reflexión”.
- Cuando envíe invitaciones de calendario para reuniones, indique cómo se realizará la llamada en la descripción (por ejemplo, "A llamará a B al 555-555-5555" o "a través de Google Hangouts").
- Configure sesiones de "co-trabajo" de Zoom para que las personas se suban durante una hora o dos a la vez (¡en silencio!). Agregue una medida de rendición de cuentas haciendo que las personas compartan sus objetivos para la sesión al principio e informen sobre su progreso al final.
- Si está en Slack, fomente el uso del canal "watercooler". Considere la posibilidad de compartir una pregunta o mensaje de control diario divertido, como "Comparta algo divertido que haya visto o escuchado en la última semana" (sí, esto puede sonar cursi, pero contagio emocional es una cosa y a todos nos vendría bien una risa en estos días).
¿Cuáles son sus consejos y trucos favoritos para manejar durante COVID-19? Envíanoslas a recursos@managementcenter.org.
*Nota: esta muestra no es nuestra, pero nos encantaría dar crédito cuando se debe. Si sabe quién creó esto, ¡póngase en contacto!
El Management Center es una organización 501c3 que ayuda a los líderes que trabajan por el cambio social a construir organizaciones equitativas, sostenibles y orientadas a resultados a través de capacitaciones, coaching y recursos y herramientas en línea.